Ein Mitarbeitender kommt wiederholt und innert kurzer Zeit deutlich zu spät zur Arbeit, ohne dies zu entschuldigen oder vorher mitzuteilen. Trotz Gesprächen mit dem Vorgesetzten ändert sich sein Verhalten nicht. Ist dies eine Situation, in der eine Verwarnung ausgesprochen werden darf?
Eine Verwarnung ist eine formelle Rüge des Arbeitgebers an den Arbeitnehmenden. Dies als Folge einer Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten. Die Verwarnung ist verbunden mit der Aufforderung, das Verhalten künftig zu unterlassen. In der Regel ergänzt mit dem Hinweis auf mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen. Im Schweizer Arbeitsrecht ist diese Disziplinarmassnahme, welche teilweise auch als «Abmahnung» bezeichnet wird, nicht gesetzlich geregelt.
Wann ist eine Verwarnung sinnvoll?
Eine Verwarnung ist angebracht, wenn ein Arbeitnehmender gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstösst, zum Beispiel bei unentschuldigtem Fehlen, verfrühtem Verlassen des Arbeitsplatzes, der Arbeitsverweigerung oder mangelnder Leistung trotz Feedback. Und um meine eingangs gestellte Frage zu beantworten: auch bei wiederholtem Zuspätkommen darf der Mitarbeitende verwarnt werden.
Weiter können Verstösse gegen Sicherheits- oder Datenschutzvorschriften sowie unhöfliches oder respektloses Verhalten gegenüber Kunden oder Kollegen zu einer Verwarnung führen. Diese Aufzählung ist nicht abschliessend. Eine Verwarnung ist mehr als nur ein «Denkzettel». Richtig eingesetzt, kann sie weiteres Fehlverhalten stoppen und auch die rechtlichen Grundlagen für ergänzende Schritte legen.
Wann macht eine Verwarnung keinen Sinn?
Es gibt Situationen, in denen eine Verwarnung weder rechtlich noch praktisch angebracht ist. Dies sind zum Beispiel schwerwiegende Pflichtverletzungen, wie Diebstahl, Gewalt oder grobe Beleidigungen – hier ist oft eine fristlose Kündigung möglich.
Ebenso macht eine Verwarnung bei Problemen, die nicht auf Fehlverhalten, sondern auf mangelnder Praxiserfahrung, ungenügenden Fachkenntnissen oder fehlenden sozialen Kompetenzen beruhen, keinen Sinn. Hier helfen Schulungen, Coachings oder eine Anpassung der Aufgaben mehr als eine Verwarnung. Eine Verwarnung ist auch nicht für fehlende Belastbarkeit oder eine kleine, einmalige Verfehlung des Arbeitnehmenden – ohne ernsthafte Folgen – geeignet. Da empfehle ich ein klärendes Gespräch, festgehalten mit einer Aktennotiz für das Personaldossier.
Wie soll eine Verwarnung erfolgen?
Eine Verwarnung muss immer klar, zeitnah und vor allem schriftlich erfolgen. Nur so zeigt sie Wirkung und ist im Streitfall beweisbar. Ein korrekter Ablauf beim Aussprechen einer Verwarnung könnte so aussehen:
- Schnell reagieren, also innerhalb weniger Tage nach dem Vorfall.
- Sachlich formulieren: keine persönlichen Angriffe, nur die konkreten Fakten.
- Verhalten benennen: was ist vorgefallen, wann, wo und wie oft?
- Erwartungen klarstellen und ggf. Frist setzen, welches Verhalten wird künftig und bis wann verlangt?
- Folgen aufzeigen, z. B. (fristlose) Kündigung bei erneuter Pflichtverletzung bzw. im Wiederholungsfall.
- Bestätigung einholen: Mitarbeitender unterschreibt, dass er die Verwarnung erhalten hat. Dies ist jedoch nicht zwingend auch eine Zustimmung zum Inhalt.
Mein Tipp: Im besten Fall wird die Verwarnung mit dem Arbeitnehmenden in einem persönlichen Gespräch ausgesprochen und zur Bestätigung (gemäss Punkt 6) vorgelegt. Dieses Vorgehen hilft, Missverständnisse auszuräumen und die Chance auf Besserung zu erhöhen.
Verwarnung oder Kündigung – wo ist die Grenze?
Bei einer ordentlichen, verhaltensbedingten Kündigung ist eine Verwarnung oft die notwendige Grundlage, um die Kündigung rechtssicher zu begründen. Ansonsten besteht ein hohes Risiko, dass ein Gericht die Kündigung als unverhältnismässig einstuft, besonders wenn es um weniger gravierende Pflichtverletzungen geht.
Eine fristlose Kündigung hingegen benötigt keine Verwarnung, wenn das Fehlverhalten so gravierend ist, dass eine Weiterbeschäftigung unzumutbar wäre.
Es gibt jedoch auch Grenzfälle und da verlangt die Gerichtspraxis öfters, dass das Verhalten vorgängig verwarnt wurde. Es sind hier die Umstände des Einzelfalls entscheidend. Die Faustregel lautet: Je schwerer die Pflichtverletzung, desto eher ist eine sofortige Trennung gerechtfertigt. Ein Arbeitnehmender kann somit auch nicht geltend machen, dass er zuerst hätte verwarnt werden müssen.
Und Achtung: bei einer Kündigung infolge wiederholtem Fehlverhalten stellt sich oftmals die Frage, wie lange sich der Arbeitgebende auf eine frühere Verwarnung berufen darf. Als Faustregel dürfte die Mehrheit der Verwarnungen nach ein bis zwei Jahren keine Relevanz mehr aufweisen.
Andere Disziplinarmassnahmen
Nicht in jedem Fall ist eine Verwarnung oder Kündigung das geeignete Mittel. Manchmal kann bereits eine mündliche Ermahnung, die als Aktennotiz und bestenfalls mit der Unterschrift der Arbeitnehmenden zur Inhaltszustimmung, dokumentiert wird, deutlich machen, dass ein Verhalten geändert werden muss.
In anderen Fällen kann auch eine Versetzung oder die Anpassung der Aufgaben helfen, Konflikte zu entschärfen oder die Leistung zu verbessern. Ebenso kann eine Zielvereinbarung mit klaren Fristen eine gute Alternative sein, um das gewünschte Verhalten zu fördern und gleichzeitig die Erwartungen eindeutig festzulegen.
Mein Fazit als HR-Expertin
Eine Verwarnung ist kein Strafzettel, sondern ein Werkzeug zur Klarheit und Fairness für beide Seiten. Sie schafft Transparenz, gibt dem Mitarbeitenden eine Chance zur Besserung und schützt den Arbeitgeber rechtlich.
Die Verwarnung sollte korrekt formuliert und kommuniziert werden. Wer sie zu spät oder gar nicht ausspricht, riskiert, dass das Fehlverhalten zur Gewohnheit wird. Und wer sie zu oft oder grundlos einsetzt, zerstört Vertrauen. Der Schlüssel liegt in einer ehrlichen, zeitnahen und gut dokumentierten Kommunikation.
Gerne helfe ich bei der korrekten Formulierung eines Verwarnungsschreibens.
Anmerkung:
Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass weitergehende Regelungen und abweichende Bestimmungen bestehen können. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermassen für alle Geschlechter.