Worauf Arbeitgeber achten müssen
Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist für Arbeitgeber oft nicht nur eine emotionale, sondern auch eine rechtliche Herausforderung. Neben Pflichten gegenüber dem Mitarbeitenden bestehen auch Melde- und Informationspflichten gegenüber Behörden. Wer hier Fehler macht, riskiert nicht nur Image-Schäden, sondern auch rechtliche Konsequenzen oder unnötige finanzielle Belastungen.
Das Wichtigste vorweg: Obwohl in der Schweiz keine Formpflicht gilt – es sei denn, es besteht eine vertragliche, GAV- oder NAV-Regelung – empfehle ich aus Beweisgründen immer eine schriftliche Kündigung. Das Kündigungsschreiben sollte klar formuliert sein; den Grund würde ich nur auf Verlangen des Mitarbeitenden schriftlich nachreichen. Dabei ist zu beachten, dass ungenügende oder widersprüchliche Kündigungsgründe im Streitfall teuer werden können.
Wichtige Fristen, die es zu beachten und einzuhalten gilt!
- Länge der Kündigungsfrist: Diese läuft nach Gesetz (Art. 335c OR), Vertrag oder GAV. Wird eine Kündigung während Krankheit, Unfall, Schwangerschaft oder Militärdienst der/des Mitarbeitenden ausgesprochen, ist sie nichtig und muss nach Ablauf erneut erfolgen.
- Verlängerung der Kündigungsfrist: Wurde die Kündigung durch den Arbeitgeber ausgesprochen und der Mitarbeitende wird während der Kündigungsfrist krank oder unfallbedingt arbeitsunfähig, verlängert sich seine Kündigungsfrist (Art. 336c OR). Ich empfehle, diesen Aufschub immer schriftlich zu bestätigen.
- Arbeitszeugnis: Wird noch vor Austritt ein Zwischenzeugnis erwünscht, ist dieses innert 2 Wochen nach der Kündigung auszustellen und abzugeben. Das Schlusszeugnis ist dem Mitarbeitenden am letzten Arbeitstag auszuhändigen.
Die letzte Lohnabrechnung
In vielen Unternehmen wird der Lohn um den 25. des Monats ausbezahlt – der Austritt erfolgt jedoch oft erst später. Ob bis dahin noch Mehrstunden anfallen oder der Mitarbeitende gar krank wird, ist unklar. Deshalb wird die Schlusszahlung meist erst im Folgemonat korrekt abgerechnet. Gewisse Gesamtarbeitsverträge geben jedoch vor, dass die Schlusszahlung am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses oder kurz darauf erfolgen muss. In jedem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine korrekte und detaillierte Schlussabrechnung zu erstellen und dem Mitarbeitenden auszuhändigen. Folgende Punkte müssen spätestens bei der Endabrechnung berücksichtigt werden (nicht abschliessend und nur, falls vertraglich vereinbart):
- Auszahlung nicht bezogener Ferientage
- Vergütung von Überstunden/Überzeit bzw. Ausgleich von Minusstunden
- Pro rata-Anteil des 13. Monatslohnes
- Allfällig vereinbarte/r Bonus/Gratifikation o.ä.
- Rückvergütung von Depotzahlungen o.ä.
- Verrechnung von nicht zurückerhaltenen Arbeitskleidern, Schlüsseln o.ä.
Gibt es Rückzahlungen zu regeln, z. B. nicht eingehaltenen Verpflichtungszeiten, Minusstunden oder offene Darlehen, sollte eine schriftliche Vereinbarung zur Lohnverrechnung getroffen werden. Es ist ratsam, frühzeitig abzuklären, ob und wie Lohnforderungen mit allfälligen Abzügen verrechnet werden dürfen – dies vor allem im Hinblick auf das Existenzminimum. Es macht Sinn, solche Punkte bereits nach dem Aussprechen der Kündigung zu prüfen.
Informationspflicht des Arbeitgebers
Vor dem Austritt müssen Mitarbeitende über ihre Versicherungssituation informiert werden. Dazu gehören Details bezüglich der:
- AHV-Ausgleichskasse
- Pensionskasse
- Unfalltaggeldversicherung
- Krankentaggeldversicherung (sofern vorhanden)
Viele Versicherungen und Vorsorgeeinrichtungen stellen dafür Merkblätter zur Verfügung. Diese sollten mit der Kündigung oder separat abgegeben werden. Fehlen solche Merkblätter, ist der Arbeitgeber verpflichtet, selbst über die Rechte und Ansprüche zu informieren. Diese Pflicht ist ernst zu nehmen – bei Verletzung drohen Schadenersatzforderungen, im Extremfall müssen Arbeitgeber sogar Versicherungsleistungen selbst übernehmen.
Arbeitgeberpflicht gegenüber Behörden und Ämtern
Weiter gibt es folgende administrative Aufgaben zu erledigen:
- Austrittsmeldung Sozialversicherung: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden bei der AHV-Kasse sowie der Pensionskasse abmelden.
- Arbeitgeberbescheinigung: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese auszufüllen, wenn sich der Arbeitnehmende beim RAV anmelden muss. Das Dokument ist essenziell für die Berechnung der Arbeitslosenentschädigung und sollte der betroffenen Person zeitnah ausgehändigt werden. Verzögerungen oder fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass der Mitarbeitende sein Arbeitslosengeld nicht rechtzeitig erhält.
- Stellenmeldepflicht: Wird die offene Stelle wieder besetzt, ist vorgängig abzuklären, ob die Vakanz der Stellenmeldepflicht unterstellt ist und gemeldet werden muss.
Fazit
Eine Kündigung ist weit mehr als nur das Überreichen eines Schreibens. Arbeitgeber haben rechtliche und administrative Pflichten, die sie ernst nehmen sollten. Wer diese kennt und korrekt umsetzt, vermeidet Risiken und sorgt für einen fairen und professionellen Trennungsprozess. Auch wenn ein Arbeitsverhältnis endet, bleibt der Eindruck bestehen, den man als Arbeitgeber hinterlässt. Ein professionell begleiteter Austritt stärkt nicht nur das Arbeitgeberimage, es kann sogar Türen für eine spätere Zusammenarbeit offenhalten.
Sind Sie unsicher, wie Sie einen Austritt professionell gestalten oder brauchen Sie Unterstützung im Trennungsprozess? Dann melden Sie sich gerne – ich begleite Sie mit Fachwissen und Fingerspitzengefühl.
Anmerkung:
Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass weitergehende Regelungen und abweichende Bestimmungen bestehen können. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermassen für alle Geschlechter.