Was ist besser, die Werte- oder Zeitmethode?
Bei der Absenzerfassung von Teilzeitmitarbeitenden herrscht oft Unsicherheit. Die Folge: Diskussionen, Ungleichbehandlung und Chaos in der Zeiterfassung. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Methode lässt sich das Problem einfach lösen.
In der Praxis gibt es dafür zwei anerkannte Vorgehensweisen: die Erfassung nach der sogenannten Wertemethode oder der Zeitmethode. Zu beiden Methoden bestehen keine gesetzlichen Grundlagen. Sie stellen vielmehr die entwickelte Praxis bei Teilzeitarbeit dar.
Die Wertemethode – fair und transparent
Bei der Wertmethode wird die wöchentliche Sollarbeitszeit anteilig nach dem individuellen Arbeitspensum gleichmässig auf eine Fünf-Tage-Woche verteilt, auch wenn jemand nur an zwei oder drei Tagen arbeitet.
Ein Beispiel macht es greifbar: Wer ein 60%-Pensum hat, kommt bei einer 40-Stunden-Woche auf 4,8 Stunden pro Tag. Bei einem 40%-Pensum sind es 3,2 Stunden. Fällt nun zum Beispiel der 1. August auf einen Werktag, werden nur diese reduzierten Stunden angerechnet und nicht die vollen acht. Dasselbe Prinzip gilt also auch bei Ferien, Krankheit oder einer anderen Absenz. Wichtig dabei, auch freie Wochentage, an denen jemand arbeitsunfähig ist oder in den Ferien weilt, zählen und werden mit den reduzierten Sollstunden berücksichtigt, unabhängig davon, ob der Mitarbeitende an diesem Tag tatsächlich gearbeitet hat.
Der grosse Vorteil dieser Methode ist die Fairness. Alle Mitarbeitenden mit gleichem Pensum leisten am Ende die gleiche Sollzeit, egal an welchem Werktag sie arbeiten. Niemand ist im Vorteil, nur weil er zufällig «günstigere» Arbeitstage hat. Das schafft Transparenz, vermeidet Neiddebatten und reduziert administrative Diskussionen erheblich. Die Absenz entschädigt schlussendlich für die Zeit, die der Arbeitnehmende tatsächlich hätte arbeiten müssen, nicht für die Soll-Zeit einer 100%-Stelle.
Die Zeitmethode – fix ist fix
Die zweite Variante ist die Zeitmethode. Hier legt man fixe Arbeitstage fest. Wer beispielsweise Dienstag und Donnerstag arbeitet, leistet an diesen Tagen jeweils die volle Arbeitszeit von acht Stunden (bei einem 40%-Pensum). Fällt ein Feiertag auf einen dieser Tage, gibt es eine Gutschrift von acht Stunden. Fällt er dagegen auf einen freien Tag, gibt es nichts. Gleiches gilt für Krankheitsfälle und andere Absenzen.
Diese Variante ist zwar einfach in der Handhabung, aber weniger gerecht. Vor allem, was die Feiertage betrifft. Je nachdem, auf welche Tage diese fallen, profitieren die einen Mitarbeitenden mehr, die anderen weniger. Diese Methode hat ihre Berechtigung meiner Meinung nach nur dort, wo Arbeitstage wirklich fix sind und langfristig stabil bleiben. Sobald Flexibilität ins Spiel kommt, entstehen Diskussionen und Ungerechtigkeiten.
Welche Methode ist fairer und schlussendlich besser?
Beide Methoden sind rechtlich korrekt. Das Bundesverwaltungsgericht hat 2014 bestätigt, dass auch die Wertmethode die Gleichbehandlung wahrt (Urteil vom 29.9.2014, A-1607/2014).
Es mag sein, dass der eine oder andere Mitarbeitende das Gefühl hat, dass er bei der Wertemethode «zu kurz kommt» und Minusstunden generiert. Hätte der Mitarbeitende jedoch fixe Arbeitstage, würde er mit der Zeitmethode an seinem freien Tag keine Stunden gutgeschrieben bekommen und könnte dann ebenso das Gefühl haben, «Freizeit» zu verlieren. Bei der Wertemethode gleichen sich die Absenzstunden über das Jahr hinweg plus-minus immer wieder aus, dies meist sogar zu Gunsten des Mitarbeitenden.
Oft höre ich auch das Argument, das keine Gleichstellung zu Vollzeitangestellten stattfinde, weder bei der Zeit- noch bei der Wertmethode. Dem stimme ich zu, aber dieser Vergleich ist irreführend, da Vollzeitangestellte 100% der Zeit und des Lohnes leisten. Der korrekte Vergleich darf nur unter Mitarbeitenden mit gleichem Pensum stattfinden. Und hier ist die Wertemethode die fairere Variante, denn sie stellt sicher, dass Mitarbeitende mit dem gleichen Pensum fair miteinander verglichen werden können, da ihre Zeiterfassung immer auf dem Beschäftigungsgrad basiert.
Aus meiner langjährigen HR-Erfahrung kann ich klar sagen: Die Wertmethode ist in vielen Fällen die fairere und nachhaltigere Lösung. Die Zeitmethode soll nur bei fixen Arbeitstagen und einer sehr stabilen Einsatzplanung verwendet werden.
Mein Fazit als HR-Expertin
Die Absenzerfassung bei Teilzeitmitarbeitenden muss kein Minenfeld mit unendlich langen Diskussionen sein, wenn man sich bewusst für eine der beiden Methoden entscheidet und diese konsequent umsetzt.
Mein Rat: Eine klare Wahl der für das Unternehmen passenden Methode, eine saubere Dokumentation im Personalreglement und transparente Kommunikation schaffen Klarheit, Fairness und vor allem Ruhe im Team. Und genau das braucht eine moderne und vertrauensvolle Zusammenarbeit mehr Arbeitnehmende mit Freude und Motivation ihrer Arbeit nachgehen.
Anmerkung: Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermassen für alle Geschlechter.